Polityka Prywatności

1. Wprowadzenie

Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, w jaki sposób NeoMatX („my", „nasz", „nas") zbiera, wykorzystuje i chroni dane osobowe podczas korzystania z naszej platformy i powiązanych usług.

NeoMatX to modularna platforma biznesowa oferująca aplikacje oparte na sztucznej inteligencji, takie jak generowanie treści marketingowych, narzędzia do przesyłania wiadomości, chatboty wsparcia oraz zarządzanie formularzami kontaktowymi.

Zobowiązujemy się do ochrony danych osobowych i ich przetwarzania zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych, w tym z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (RODO).

Niniejsza Polityka Prywatności ma zastosowanie do naszej strony internetowej oraz platformy NeoMatX.

2. Administrator Danych

Administratorem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych w związku z tą stroną internetową i prowadzeniem platformy jest:

Dane kontaktowe podane są w stopce prawnej (impressum) tej strony internetowej.

3. Charakter Usługi (Platforma B2B)

NeoMatX jest przeznaczona przede wszystkim dla użytkowników biznesowych (B2B).

Klienci mogą korzystać z platformy do zarządzania własnymi danymi biznesowymi, komunikacją i zapytaniami klientów.

Gdy klienci korzystają z NeoMatX do przetwarzania danych swoich własnych klientów lub użytkowników, obowiązują następujące role:

Klient działa jako Administrator Danych

NeoMatX działa jako Podmiot Przetwarzający zgodnie z art. 28 RODO

W takich przypadkach dane osobowe są przetwarzane wyłącznie zgodnie z instrukcjami klienta korzystającego z platformy.

4. Kategorie Przetwarzanych Danych

W zależności od sposobu korzystania z platformy możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• Dane konta i rejestracyjne
  • imię i nazwisko
  • adres e-mail
  • nazwa firmy
  • dane dostępowe do konta
• Dane techniczne
• adres IP
• typ i wersja przeglądarki
• informacje o urządzeniu
• system operacyjny
• znaczniki czasu dostępu
• Dane komunikacyjne
• wiadomości wysyłane za pośrednictwem platformy
• zapytania do działu wsparcia
• rozmowy z chatbotem
• Zgłoszenia z formularzy kontaktowych
• Informacje przesyłane za pośrednictwem formularzy tworzonych przez użytkowników platformy.

5. Cel Przetwarzania

Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

• świadczenie i obsługa platformy NeoMatX
• uwierzytelnianie użytkowników i zarządzanie kontem
• dostarczanie funkcjonalności opartych na sztucznej inteligencji
• obsługa zapytań dotyczących komunikacji i wsparcia
• zapewnienie bezpieczeństwa systemu i zapobieganie nadużyciom
• poprawa funkcjonalności i wydajności platformy
• wypełnianie zobowiązań prawnych

6. Podstawa Prawna Przetwarzania

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie następujących przesłanek prawnych zgodnie z RODO:

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO
  Przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy.
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO
  Uzasadnione interesy, takie jak bezpieczeństwo platformy, zapobieganie oszustwom i ulepszenia systemu.
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
  Wypełnienie obowiązków prawnych.
• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO
  Zgoda, jeżeli jest wymagana.

7. Sztuczna Inteligencja i Zautomatyzowane Przetwarzanie

NeoMatX zawiera funkcje oparte na sztucznej inteligencji, które wspomagają użytkowników w zadaniach biznesowych, takich jak:

• generowanie treści marketingowych
• automatyczne odpowiedzi chatbota
• sugestie tekstowe
• automatyzacja przepływu pracy

Funkcje te przetwarzają dane wyłącznie w celu świadczenia żądanych usług.

NeoMatX nie wykorzystuje treści klientów do trenowania zewnętrznych modeli AI, chyba że zostało to wyraźnie uzgodnione z klientem.

Odpowiedzi generowane przez AI są tworzone automatycznie i mogą wymagać weryfikacji przez człowieka przed wykorzystaniem w komunikacji biznesowej.

Uwaga dotycząca prywatności: NeoMatX korzysta z profesjonalnych integracji API dla usług AI. Zgodnie z naszymi umowami z tymi dostawcami, dane przesyłane przez Państwa do funkcji AI nie są wykorzystywane do trenowania ani ulepszania bazowych modeli AI dostawców zewnętrznych.

8. Hosting i Infrastruktura

Platforma NeoMatX jest hostowana na bezpiecznej infrastrukturze w obrębie Unii Europejskiej.

Wdrożone są odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, zmianą lub utratą.

Środki bezpieczeństwa obejmują:

• szyfrowane przesyłanie danych (HTTPS)
• systemy kontroli dostępu
• monitorowanie serwerów
• regularne aktualizacje zabezpieczeń

9. Podmioty Przetwarzające (Sub-procesorzy)

W celu obsługi platformy NeoMatX może korzystać z starannie wybranych zewnętrznych dostawców usług (podpodmiotów przetwarzających) w zakresie infrastruktury lub usług technicznych.

Dostawcy ci przetwarzają dane wyłącznie na podstawie umów zapewniających zgodność z wymogami RODO.

Typowe kategorie dostawców usług mogą obejmować:

• dostawców infrastruktury chmurowej
• usługi dostarczania poczty elektronicznej
• dostawców usług AI
• usługi monitorowania i rejestrowania zdarzeń
• Aktualna lista podpodmiotów przetwarzających może zostać udostępniona na żądanie.

10. Międzynarodowe Przekazywanie Danych

Chociaż nasze główne serwery znajdują się w Unii Europejskiej, niektórzy z naszych podpodmiotów przetwarzających (w szczególności dostawcy usług AI) mogą przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych lub innych krajach spoza EOG.

W celu zapewnienia poziomu ochrony danych równoważnego RODO, opieramy się na:

• Decyzjach stwierdzających odpowiedni stopień ochrony: Takich jak Ramy Ochrony Danych UE–USA (Data Privacy Framework).
• Standardowych Klauzulach Umownych (SCC): Zatwierdzonych przez Komisję Europejską w celu ochrony danych przekazywanych poza EOG.
• Dodatkowych zabezpieczeniach: Takich jak szyfrowanie danych i protokoły minimalizacji transferu danych.

11. Formularze Kontaktowe i Funkcje Wiadomości

NeoMatX umożliwia klientom tworzenie formularzy kontaktowych i interfejsów do przesyłania wiadomości dla ich własnych użytkowników.

Informacje przesyłane za pośrednictwem tych narzędzi są przechowywane na platformie i przetwarzane zgodnie z konfiguracją określoną przez właściciela danego konta.

W tym kontekście:

• klient działa jako Administrator Danych
• NeoMatX działa jako Podmiot Przetwarzający

12. Okres Przechowywania Danych

Dane osobowe są przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów opisanych w niniejszej polityce lub wymagany przez przepisy prawa.

Klienci mogą usuwać swoje dane z poziomu platformy w dowolnym momencie.

Dane konta mogą zostać usunięte na żądanie lub po rozwiązaniu konta, z zastrzeżeniem ustawowych obowiązków przechowywania danych.

13. Bezpieczeństwo Danych

Wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia wysokiego poziomu ochrony danych.

Środki te obejmują:

• szyfrowane przesyłanie danych
• bezpieczną infrastrukturę hostingową
• ograniczony dostęp wewnętrzny
• regularne aktualizacje zabezpieczeń i monitorowanie
• Pomimo tych środków ostrożności nie można zagwarantować absolutnego bezpieczeństwa.

14. Prawa Osób, Których Dane Dotyczą

Osoby, których dane osobowe są przetwarzane, mają następujące prawa zgodnie z RODO:

• prawo dostępu do danych
• prawo do sprostowania danych
• prawo do usunięcia danych
• prawo do ograniczenia przetwarzania
• prawo do przenoszenia danych
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania
• Wnioski można składać za pomocą danych kontaktowych podanych w stopce prawnej (impressum).

Osoby, których dane dotyczą, mają również prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych, jeżeli uważają, że ich dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem.

Prawo do sprzeciwu:

W zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją. Zaprzestaniemy wówczas przetwarzania, chyba że będziemy w stanie wykazać istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Państwa interesów.

15. Zmiany Niniejszej Polityki Prywatności

Możemy od czasu do czasu aktualizować niniejszą Politykę Prywatności w celu uwzględnienia zmian wymogów prawnych lub funkcjonalności platformy.

Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie internetowej.