Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie NeoMatX („wir", „unser", „uns") personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet und schützt, wenn Sie unsere Plattform und die damit verbundenen Dienste nutzen.

NeoMatX ist eine modulare Geschäftsplattform mit KI-gestützten Anwendungen wie der Erstellung von Marketinginhalten, Messaging-Tools, Support-Chatbots und der Verwaltung von Kontaktformularen.

Wir verpflichten uns zum Schutz personenbezogener Daten und zur Verarbeitung dieser in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere Website und die NeoMatX-Plattform.

2. Verantwortlicher

Der Verantwortliche für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dieser Website und dem Betrieb der Plattform ist:

Die Kontaktdaten sind im Impressum dieser Website angegeben.

3. Art des Dienstes (B2B-Plattform)

NeoMatX richtet sich in erster Linie an gewerbliche Nutzer (B2B).

Kunden können die Plattform zur Verwaltung ihrer eigenen Geschäftsdaten, Kommunikation und Kundenanfragen nutzen.

Wenn Kunden NeoMatX zur Verarbeitung von Daten ihrer eigenen Kunden oder Nutzer verwenden, gelten folgende Rollen:

Der Kunde handelt als Verantwortlicher (Data Controller)

NeoMatX handelt als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO

In solchen Fällen werden personenbezogene Daten ausschließlich nach den Weisungen des jeweiligen Kunden verarbeitet.

4. Kategorien der verarbeiteten Daten

Je nach Art der Plattformnutzung können folgende Datenkategorien verarbeitet werden:

• Konto- und Registrierungsdaten
  • Name
  • E-Mail-Adresse
  • Unternehmensname
  • Zugangsdaten
• Technische Daten
• IP-Adresse
• Browsertyp und -version
• Geräteinformationen
• Betriebssystem
• Zugriffszeitstempel
• Kommunikationsdaten
• Über die Plattform versendete Nachrichten
• Support-Anfragen
• Chatbot-Konversationen
• Kontaktformulareingaben
• Informationen, die über von Plattformnutzern erstellte Formulare übermittelt werden.

5. Zweck der Verarbeitung

Personenbezogene Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Bereitstellung und Betrieb der NeoMatX-Plattform
• Nutzerauthentifizierung und Kontoverwaltung
• Bereitstellung KI-gestützter Funktionen
• Bearbeitung von Kommunikations- und Supportanfragen
• Sicherstellung der Systemsicherheit und Missbrauchsverhinderung
• Verbesserung von Plattformfunktionalität und -leistung
• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen

6. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen gemäß DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
  Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
  Berechtigte Interessen, wie Plattformsicherheit, Betrugsprävention und Systemverbesserungen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
  Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
  Einwilligung, soweit erforderlich.

7. KI und automatisierte Verarbeitung

NeoMatX beinhaltet KI-gestützte Funktionen, die Nutzer bei geschäftlichen Aufgaben unterstützen, wie:

• Erstellung von Marketinginhalten
• Automatisierte Chatbot-Antworten
• Textvorschläge
• Workflow-Automatisierung

Diese Funktionen verarbeiten Daten ausschließlich zur Bereitstellung der angefragten Leistungen.

NeoMatX verwendet Kundeninhalte nicht zum Training externer KI-Modelle, sofern dies nicht ausdrücklich mit dem Kunden vereinbart wurde.

KI-generierte Antworten werden automatisch erstellt und können vor der Verwendung in der Geschäftskommunikation einer menschlichen Überprüfung bedürfen.

Hinweis zum Datenschutz: NeoMatX nutzt professionelle API-Integrationen für KI-Dienste. Gemäß unseren Vereinbarungen mit diesen Anbietern werden die von Ihnen in den KI-Funktionen übermittelten Daten nicht zum Training oder zur Verbesserung der zugrundeliegenden KI-Modelle von Drittanbietern verwendet.

8. Hosting und Infrastruktur

Die NeoMatX-Plattform wird auf einer sicheren Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union gehostet.

Es werden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen implementiert, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Verlust zu schützen.

Sicherheitsmaßnahmen umfassen:

• Verschlüsselte Datenübertragung (HTTPS)
• Zugangskontrollsysteme
• Server-Monitoring
• Regelmäßige Sicherheitsupdates

9. Auftragsverarbeiter (Sub-Processor)

Zum Betrieb der Plattform kann NeoMatX sorgfältig ausgewählte Drittanbieter (Unterauftragsverarbeiter) für Infrastruktur- oder technische Dienstleistungen einsetzen.

Diese Anbieter verarbeiten Daten ausschließlich auf Grundlage vertraglicher Vereinbarungen, die die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen gewährleisten.

Typische Kategorien von Dienstleistern können umfassen:

• Cloud-Infrastrukturanbieter
• E-Mail-Versanddienste
• KI-Dienstleister
• Monitoring- und Logging-Dienste
• Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter kann auf Anfrage bereitgestellt werden.

10. Internationale Datenübermittlungen

Obwohl sich unsere primären Server in der Europäischen Union befinden, können einige unserer Unterauftragsverarbeiter (insbesondere KI-Dienstleister) Daten in den USA oder anderen Ländern außerhalb des EWR verarbeiten.

Um ein der DSGVO gleichwertiges Datenschutzniveau zu gewährleisten, stützen wir uns auf:

• Angemessenheitsbeschlüsse: z. B. das EU-US-Datenschutzrahmenabkommen (Data Privacy Framework).
• Standardvertragsklauseln (SCC): Von der Europäischen Kommission genehmigte Klauseln zum Schutz von Daten, die außerhalb des EWR übermittelt werden.
• Zusätzliche Schutzmaßnahmen: z. B. Datenverschlüsselung und minimierte Datenübertragungsprotokolle.

11. Kontaktformulare und Messaging-Funktionen

NeoMatX ermöglicht Kunden die Erstellung von Kontaktformularen und Messaging-Oberflächen für ihre eigenen Nutzer.

Über diese Tools übermittelte Informationen werden innerhalb der Plattform gespeichert und gemäß der vom jeweiligen Kontoinhaber festgelegten Konfiguration verarbeitet.

In diesem Zusammenhang gilt:

• Der Kunde handelt als Verantwortlicher
• NeoMatX handelt als Auftragsverarbeiter

12. Datenspeicherung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist oder gesetzlich vorgeschrieben wird.

Kunden können ihre Daten jederzeit innerhalb der Plattform löschen.

Kontodaten können auf Anfrage oder nach Kontobeendigung gelöscht werden, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

13. Datensicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen um, um ein hohes Datenschutzniveau zu gewährleisten.

Diese Maßnahmen umfassen:

• Verschlüsselte Datenübertragung
• Sichere Hosting-Infrastruktur
• Eingeschränkter interner Zugang
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Monitoring
• Trotz dieser Vorkehrungen kann absolute Sicherheit nicht garantiert werden.

14. Rechte der betroffenen Personen

Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben folgende Rechte gemäß DSGVO:

• Auskunftsrecht
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Widerspruchsrecht
• Anfragen können über die im Impressum angegebenen Kontaktdaten gestellt werden.

Betroffene Personen haben außerdem das Recht, bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn sie der Auffassung sind, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet wurden.

Widerspruchsrecht:

Soweit die Verarbeitung auf berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) beruht, haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen. Wir werden die Verarbeitung daraufhin einstellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen gesetzlicher Anforderungen oder der Plattformfunktionalität zu berücksichtigen.

Die jeweils aktuelle Fassung ist stets auf dieser Website verfügbar.